PROCES – seria powiązanych ze sobą kroków, które prowadzą do osiągnięcia określonego efektu

Definicja własna

ZARZĄDZANIE  PROCESAMI

W działalności gospodarczej mówimy zazwyczaj o procesach biznesowych. Każdy proces biznesowy wykazuje duży poziom złożoności i zazwyczaj składa się z wielu czynności o różnym charakterze (decyzyjnym, produkcyjnym, biurowym, itp.). Podstawowa zasada wdrażania zmian mówi, że:

aby coś zmienić trzeba to najpierw zmierzyć

Czy można jednak zmierzyć złożony proces biznesowy? Można i to bardzo dokładnie. Wiemy jak to zrobić. Rozłożenie każdego procesu na części elementarne pozwala przypisać im normy czasowe, które po zsumowaniu wyznaczą czas całego procesu. Takie podejście pozwala zwymiarować każdy proces biznesowy, nawet jeśli jest on wielowariantowy. Opisanie procesu jako zbioru ruchów elementarnych pozwala oprócz wyznaczenia czasu realizacji całego procesu wskazać miejsca, w których jest on najbardziej pracochłonny i skoncentrować się na efektywnej optymalizacji.

W ramach analizy procesów możemy je:

zmierzyć - czas i koszt

udokumentować - procedura, instrukcja, wzorzec

zoptymalizować - uproszczenie, zmniejszenie kosztów

porównać z innymi - wybór najlepszego wariantu

modelować - tworzyć różne warianty

analizować w czasie - częstotliwość i natężenie

Przykład analizy procesu: „Teczka do podpisu”

W swoich badaniach zajmujemy się procesami powtarzalnymi, czyli takimi których występowanie jest cykliczne. Proporcje między pracą standardową a koncepcyjną zmieniają się wraz z pozycją w hierarchii firmy, ale nawet na wysokich stanowiskach dyrektorskich można znaleźć przykłady procesów powtarzalnych. Przykładem może być podpisywanie dokumentów. Zakładamy że w teczce jest 10 dokumentów, których treść została wcześniej uzgodniona co oznacza, że obecnie pozostało nam tylko podpisanie i ostemplowanie dokumentów. Proces może być zrealizowany na 2 sposoby.

Porównując obydwa sposoby okazuje się, że drugi jest nieznacznie krótszy (3 s tj. ok. 2,7%).

Zgodnie z powiedzeniem „czas to pieniądz”, czas realizacji procesu przekłada się bezpośrednio na koszty pracownicze. Z punktu widzenia kosztów równie ważne jak to ile trwa proces jest to kto go realizuje (w rozumieniu kategorii zaszeregowania).

W następnym kroku dokonamy analizy procesów od strony kosztowej. Na początek przyjmiemy pewne założenie. Wprowadzamy dwie osoby: dyrektora, który musi złożyć swój podpis i asystentkę, która odbierze od niego teczkę i być może odegra bardziej znaczącą rolę w całym procesie. Załóżmy, że stawka godzinowa dyrektora wynosi 59,52 PLN co daje 10 000 PLN miesięcznie, a stawka godzinowa asystentki wynosi 14,88 PLN co daje 2 500 PLN miesięcznie.

Przemodelowany proces 2 możemy w prosty sposób podzielić na dwie niezależne czynności: podpisywanie i stemplowanie. Podpisywanie bezwzględnie musi być zrealizowane osobiście przez dyrektora, natomiast kto przystawi pieczątkę jest już sprawą do uzgodnienia i zależy od przyjętych zasad. Naszym zdaniem nie ma przeszkód, aby zostało scedowane na asystentkę. W przypadku takiego podziału musimy nieznacznie zmodyfikować nasz proces.

Koszt realizacji Procesu 1 to 2,00 PLN

Koszt realizacji zmodyfikowanego Procesu 2a to 1,57 PLN.

W skutek tak prostej modyfikacji udało nam się zredukować koszty o ok. 20%.

Jeżeli w tak krótkim procesie można znacznie zredukować koszty, to jakie możliwości daje analiza złożonych procesów?